Armar tu primer reporte

Define la tabla una sola vez: elige sobre qué preguntas, qué columnas quieres ver y qué filtras; después ejecútala cuando la necesites y trae tus datos al día.

Lo que ganas

• Arma la tabla alrededor de tu pregunta. Elige qué tipo de registro será cada fila: asuntos, clientes o facturas.
• Mezcla datos de varios lados. Trae campos del registro y de lo que está ligado, sin armar BUSCARV en Excel.
• Acota con reglas claras. Filtra por estado, fechas o montos, y combina condiciones obligatorias con alternativas.
• Reutiliza sin reconstruir. Guarda el reporte con nombre y permisos; la siguiente vez ábrelo y ejecútalo.

Conceptos

• Objeto base: el tipo de registro que será cada fila; todo lo demás cuelga de esa decisión.
• Campo relacionado: un dato que vive en otro objeto ligado, como el nombre del cliente cuando cada fila es un asunto.
• Forma de resumir: la regla que convierte muchos valores ligados en uno solo: total facturado, número de facturas o lista de nombres.
• Reporte guardado: la configuración con nombre; cada vez que lo ejecutas consulta tus datos al día.

Cómo se hace

1. Abre Reportes y crea un reporte nuevo. Se abre el constructor, con sus secciones numeradas de arriba hacia abajo.

2. Elige el objeto base. Responde a la pregunta ¿cada fila de mi tabla será un asunto, un cliente, una factura u otro registro del despacho? Lo que elijas define qué campos y qué relaciones puedes usar después.

   Si llevas un equipo

   Usa el objeto que coincida con la reunión: si la junta se organiza asunto por asunto, parte de Asuntos; si es cartera por cliente, parte de Clientes.

3. Agrega las columnas. Pulsa Agregar columna, busca el campo en la lista y confírmalo.

   • Los campos del propio objeto base se agregan en un solo paso.
   • Si el campo viene de otro objeto ligado, la lista te lo indica. Cuando un mismo asunto tiene varias facturas o varios cobros, eliges cómo resumirlas antes de agregar la columna: sumar, contar o listar.
   Si necesitas totales de facturas o cobros ligados

   Deja primero dos o tres columnas directas, ejecuta la vista previa y hasta después agrega la columna que trae el total. Así ves el efecto de cada resumen sin saturar la tabla.

4. Configura los filtros. Agrega condiciones (campo, operador, valor). De entrada, todas tienen que cumplirse a la vez. Si necesitas algo como activos y (urgentes o de cuantía alta), cambia a filtros avanzados y agrupa las condiciones: dentro de cada grupo eliges si se cumplen todas o si basta con una.

   Si pasas a filtros avanzados

   Para volver al armado simple tienes que reiniciar los filtros que llevas. Úsalo cuando de verdad necesites mezclar condiciones obligatorias con alternativas, y revisa la vista previa antes de guardar.

5. Define el orden. Elige hasta tres niveles: por ejemplo, primero por materia y luego por fecha de creación, de la más reciente a la más antigua. El orden que guardes es el que verá quien ejecute el reporte después.

6. Ejecuta la vista previa. Corre la muestra desde el constructor, revisa cuántas filas trae y cuánto tarda, ajusta columnas o filtros y vuelve a ejecutar hasta que la tabla conteste tu pregunta.

   Si diriges una firma

   Pon nombre y descripción pensando en quien va a ejecutar el reporte sin ti: "Cierre mensual por socio" comunica mucho más que "Reporte 17".

7. Guarda y define quién lo ve. Escribe el nombre y, si ayuda, una descripción corta. Coloca el reporte en una carpeta si ya organizas por área y marca si es solo tuyo o visible para todo el despacho. Pulsa Guardar: desde el listado lo abres y lo ejecutas cuando quieras.

Preguntas frecuentes

¿Necesito saber de bases de datos?

No. Todo es elegir objeto, campos y condiciones en el mismo lenguaje que ya usas en el despacho.

¿Los datos quedan congelados cuando guardo?

No. Lo que guardas es la pregunta. Cada vez que abres el reporte, la tabla se arma otra vez con tus datos al día y con los permisos de quien lo ejecuta.

¿Qué pasa si elegí mal el objeto base?

Puedes cambiarlo en el constructor, pero las columnas y los filtros que ya armaste se reinician. Por eso conviene acertar el objeto antes de invertir en muchas columnas.

¿Dos personas ven lo mismo al ejecutar el mismo reporte?

Ven el mismo diseño de columnas y filtros, sí. La cantidad de filas puede variar: cada quien solo ve los registros a los que ya tiene acceso en MiDespacho.

¿Puedo partir de un ejemplo ya armado?

Sí. Abre una plantilla del sistema o de tu despacho (por ejemplo, la de antigüedad de saldos) y usa Guardar como copia para experimentar sin tocar el original.

¿Puedo bajar el resultado a Excel?

Sí. Desde la vista de resultados exportas a Excel lo que estás viendo, con los filtros que tengas activos. Sirve para mandarlo a contabilidad o llevarlo a una junta.

Qué sigue

• Leer tu antigüedad de saldos de un vistazo: abre un reporte ya armado que te dice quién te debe y desde cuándo.
• Consultar quién te debe y desde cuándo: entra a Finanzas cuando quieras trabajar cobro por cobro en lugar de leer la tabla completa.