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Llevar el estado de cuenta de un cliente

Emite la factura, registra cada abono cuando el dinero ya entró y lee el saldo actualizado en Finanzas o en la ficha del cliente, sin volver a sumar a mano.

El lector entiende que la factura y su historial de cobros (fecha, monto, método) viven en el mismo panel, con el saldo pendiente siempre a la vista.

El lector entiende que el 'estado de cuenta' de un cliente no es una pantalla aparte, sino los cuatro indicadores de la pestaña Facturas dentro de su ficha.

Lo que ganas​

  • Concentra el saldo en un solo lugar. Lo facturado, lo cobrado y lo pendiente de cada cliente viven en su ficha.
  • Registra abonos parciales. Anota fecha, método y referencia, y el saldo se recalcula solo.
  • Lee el corte del cliente en su ficha. Total facturado, cobro pendiente, cobro realizado y factura vencida.
  • Corrige sin descuadrar. Quita el cobro mal cargado y el estado de la factura vuelve a cuadrar.
  • Suelta el Excel paralelo. Deja de usar la hoja de cálculo o el chat como libro de saldos.

Conceptos​

  • Factura: el documento de cobro con sus renglones, su total y su estado (pendiente, parcialmente pagada, pagada o vencida según el saldo y la fecha).
  • Cobro (abono): el pago que ya recibiste y aplicas a una factura; cada registro guarda método, fecha y referencia.
  • Indicadores del cliente: en la pestaña Facturas de su ficha ves total facturado, cobro pendiente, cobro realizado y factura vencida; hacen las veces del estado de cuenta.
  • Pestaña Pagos (en la factura): el historial de los abonos de esa factura, del lado del despacho.
  • PDF o XML adjunto: el archivo que alguien subió a la factura; la plataforma no lo genera ni lo timbra sola.

Cómo se hace​

  1. Abre el cliente desde Clientes y entra a la pestaña Facturas, o ve a Finanzas → Facturas si ya conoces el folio.

  2. Emite o abre la factura ligada al cliente (y al asunto, si aplica). Si aún no sabes armarla, sigue Cobrar honorarios y registrar abonos.

  3. Lee los cuatro indicadores de la pestaña Facturas en la ficha: total facturado, cobro pendiente, cobro realizado y factura vencida. Ese corte es tu foto del saldo del cliente; no hay una pantalla aparte llamada "estado de cuenta".

  4. Registra cada abono cuando el dinero ya entró: abre la factura, ve a la pestaña Pagos y carga monto, fecha, método y referencia. El estado pasa a parcialmente pagada o pagada según el saldo.

    Si trabajas solo

    Registra el SPEI el mismo día que llega el comprobante. Cuando el cliente pregunte cuánto falta, abres la ficha y lees el pendiente sin reconstruir el historial.

  5. Corrige si te equivocaste. Elimina el cobro duplicado o con monto erróneo desde el historial de la factura; el sistema recalcula el saldo y el estado.

    Si llevas un equipo

    Quien emite la factura y quien registra el abono pueden ser distintos. Mientras el cobro quede contra la factura correcta, la ficha del cliente muestra el mismo corte para todos.

  6. Envía un recordatorio solo cuando tú lo decidas, desde la factura y con vista previa del correo. El PDF o el XML se adjuntan únicamente si alguien ya los subió a la factura; MiDespacho no los genera.

Sin cobro en línea desde aquí

No hay enlace de pago ni botón para que el cliente liquide desde el portal. Registras lo que ya entró por transferencia u otros medios habituales.

Preguntas frecuentes​

¿Dónde veo cuánto me debe un cliente?

En la pestaña Facturas de su ficha: los cuatro indicadores resumen el corte y el listado muestra cada folio con su estado y su vencimiento. También puedes partir de Finanzas → Resumen si quieres la cartera completa del despacho.

¿El cliente ve estos números en su portal?

No. El portal del cliente muestra avance del caso, documentos compartidos y solicitudes. La cobranza se opera y se lee en Finanzas y en la ficha del cliente, del lado del despacho.

¿Puedo generar un enlace de pago desde la factura?

No. Hoy registras el cobro tú, cuando el dinero ya entró. El cobro en línea con tarjeta llega más adelante y todavía no forma parte de este flujo.

¿Cómo se ve un pago en parcial?

Registras el monto que entró. La factura queda parcialmente pagada y el indicador de cobro pendiente baja; el siguiente abono se carga igual hasta liquidar.

Borré un cobro por error, ¿qué pasa con el saldo?

Al eliminar el cobro desde la factura, el sistema recalcula el saldo y el estado. La ficha del cliente refleja el ajuste al recargar la pestaña Facturas.

¿MiDespacho genera el PDF de la factura o lo timbra ante el SAT?

No. Aquí llevas el control de lo que facturaste y lo que ya te pagaron; el timbrado lo haces por tu vía habitual y subes el PDF o el XML como adjunto cuando los tengas. El recordatorio solo puede incluirlos si ya están en la factura.

Varios asuntos del mismo cliente, ¿cómo separo saldos?

La ficha del cliente suma todas las facturas de ese cliente. Para acotar un caso, abre la factura concreta (el asunto aparece en el detalle cuando lo vinculaste) o filtra en Finanzas por folio y cliente.

Qué sigue​