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Llevar el estado de cuenta de un cliente

Emite la factura, registra cada abono cuando el dinero ya entró y lee el saldo actualizado en Finanzas o en la ficha del cliente, sin volver a sumar a mano.

Pestaña Cobros de una factura: Facturado, Cobrado y Pendiente arriba, el historial con un cobro por transferencia y el botón Registrar cobro.

Pestaña Facturas de la ficha de un cliente con cuatro indicadores, Total facturado, Cobro pendiente, Cobro realizado y Factura vencida, sobre la lista de facturas.

Lo que ganas​

  • Concentra el saldo en un solo lugar. Lo facturado, lo cobrado y lo pendiente de cada cliente viven en su ficha.
  • Registra abonos parciales. Anota fecha, método y referencia, y el saldo se recalcula solo.
  • Lee el corte del cliente en su ficha. Total facturado, cobro pendiente, cobro realizado y factura vencida.
  • Corrige sin descuadrar. Quita el cobro mal cargado y el estado de la factura vuelve a cuadrar.
  • Suelta el Excel paralelo. Deja de usar la hoja de cálculo o el chat como libro de saldos.

Conceptos​

  • Factura: el documento de cobro con sus renglones, su total y su estado (pendiente, parcialmente pagada, pagada o vencida según el saldo y la fecha).
  • Cobro (abono): el pago que ya recibiste y aplicas a una factura; cada registro guarda método, fecha y referencia.
  • Indicadores del cliente: en la pestaña Facturas de su ficha ves total facturado, cobro pendiente, cobro realizado y factura vencida; hacen las veces del estado de cuenta.
  • Pestaña Cobros (en la factura): el historial de los abonos de esa factura, del lado del despacho.
  • CFDI: el comprobante fiscal de la factura, con su XML y su PDF. Lo timbras desde la factura si tu despacho conectó su sello digital.

Cómo se hace​

  1. Abre el cliente desde Clientes y entra a la pestaña Facturas, o ve a Finanzas → Facturas si ya conoces el folio.

  2. Emite o abre la factura ligada al cliente (y al asunto, si aplica). Si aún no sabes armarla, sigue Cobrar honorarios y registrar abonos.

  3. Lee los cuatro indicadores de la pestaña Facturas en la ficha: total facturado, cobro pendiente, cobro realizado y factura vencida. Ese corte es tu foto del saldo del cliente; no hay una pantalla aparte llamada "estado de cuenta".

  4. Registra cada abono cuando el dinero ya entró: abre la factura, ve a la pestaña Cobros y carga monto, fecha, método y referencia. Si tu cliente paga con la liga de pago, el cobro se registra solo. El estado pasa a parcialmente pagada o pagada según el saldo.

    Si trabajas solo

    Registra el SPEI el mismo día que llega el comprobante. Cuando el cliente pregunte cuánto falta, abres la ficha y lees el pendiente sin reconstruir el historial.

  5. Corrige si te equivocaste. Elimina el cobro duplicado o con monto erróneo desde el historial de la factura; el sistema recalcula el saldo y el estado.

    Si llevas un equipo

    Quien emite la factura y quien registra el abono pueden ser distintos. Mientras el cobro quede contra la factura correcta, la ficha del cliente muestra el mismo corte para todos.

  6. Envía un recordatorio solo cuando tú lo decidas, desde la factura y con vista previa del correo. Si ya la timbraste, puedes adjuntar el PDF y el XML del CFDI; si cobras en línea, puedes incluir la liga de pago.

Cobro en línea solo con la cuenta conectada

La liga de pago y el botón Pagar en línea del portal de tu cliente aparecen cuando tu despacho conectó su cuenta de Stripe en Configuración del despacho › Cobros en línea, y solo para facturas en pesos mexicanos. Sin esa conexión, registras lo que entró por transferencia u otros medios.

Preguntas frecuentes​

¿Dónde veo cuánto me debe un cliente?

En la pestaña Facturas de su ficha: los cuatro indicadores resumen el corte y el listado muestra cada folio con su estado y su vencimiento. También puedes partir de Finanzas → Resumen si quieres la cartera completa del despacho.

¿El cliente ve estos números en su portal?

Ve los suyos. En Facturas y pagos de su portal consulta sus facturas, lo que ha pagado y su saldo pendiente, y descarga el PDF y el XML de las que timbraste. Los indicadores de tu despacho no los ve.

¿Puedo generar un enlace de pago desde la factura?

Sí, si tu despacho conectó los cobros en línea. En la pestaña Cobros de la factura pulsa Generar liga de pago y compártela; cuando tu cliente paga, el cobro se registra solo y el saldo del cliente se actualiza.

¿Cómo se ve un pago en parcial?

Registras el monto que entró. La factura queda parcialmente pagada y el indicador de cobro pendiente baja; el siguiente abono se carga igual hasta liquidar.

Borré un cobro por error, ¿qué pasa con el saldo?

Al eliminar el cobro desde la factura, el sistema recalcula el saldo y el estado. La ficha del cliente refleja el ajuste al recargar la pestaña Facturas.

¿MiDespacho genera el PDF de la factura o lo timbra ante el SAT?

Sí, si tu despacho conectó su sello digital: timbras la factura como CFDI 4.0 y descargas su XML y su PDF. Tu plan incluye 3 facturas timbradas al mes. Si la timbras por fuera, registras el folio fiscal en la factura.

Varios asuntos del mismo cliente, ¿cómo separo saldos?

La ficha del cliente suma todas las facturas de ese cliente. Para acotar un caso, abre la factura concreta (el asunto aparece en el detalle cuando lo vinculaste) o filtra en Finanzas por folio y cliente.

Qué sigue​