Dar acceso al portal a tu cliente

Tu cliente entra al portal a ver el avance de su asunto y sus documentos cuando lo necesite. Decide quién entra y qué ve.

Lo que ganas

• Decide quién ve qué: cliente persona física o contacto dentro de una empresa, alcance a todos sus asuntos o solo a los suyos.
• Deja de contestar el mismo WhatsApp tres veces a la semana sobre cómo va el caso.
• Revoca o restaura acceso en segundos cuando alguien rota en la empresa, sin perder el historial.
• Consulta el estado de acceso desde el listado de clientes: activo, pendiente, sin acceso.
• Mantén la confidencialidad: cada contacto entra solo a lo que le toca, no a todo el cliente.

Conceptos

• Persona física y persona moral: la distinción central. En persona física la invitación va al correo del cliente; en persona moral va a contactos concretos.
• Contacto: la persona dentro de una empresa-cliente con su propio acceso al portal, como el representante legal, alguien de contabilidad o un asistente. No invitas a la empresa; invitas a sus contactos.
• Acceso al portal: el estado por cliente o por contacto, con cuatro valores: sin acceso, pendiente, activo y revocado.
• Alcance: en persona moral, qué asuntos ve un contacto. Acceso a todos los asuntos de la empresa o solo a los vinculados explícitamente.
• Portal del cliente: el sitio en portal.midespacho.cloud donde el cliente entra a ver su asunto. Vive aparte de la aplicación en la que trabajas tú.

Cómo se hace

1. Abre el cliente desde la sección Clientes y entra a su detalle.

2. Decide el camino según el tipo de persona. De aquí en adelante todo cambia según sea persona física o persona moral.

   Tipo	A quién va la invitación	Dónde se gestiona
   Persona física	Al correo del cliente capturado en su perfil	En el detalle del cliente, en la parte de arriba
   Persona moral	A contactos concretos dentro de la empresa	En la pestaña Contactos del cliente

3. Si es persona física, invítalo desde su detalle. En la parte de arriba, donde aparece el acceso al portal, pulsa Invitar al portal. La invitación sale de inmediato al correo que capturaste en su perfil, sin un paso intermedio que te lo vuelva a preguntar. Si el correo quedó mal escrito, cancelas la invitación desde ahí mismo, corriges el dato y vuelves a invitar.

   Revisa el correo antes de pulsar

   No hay ventana de confirmación: el clic manda el correo. Verifica la dirección en el perfil del cliente antes de invitar.

   

   

4. Si es persona moral, invita contacto por contacto desde la pestaña Contactos. Para cada uno, elige Invitar al portal. El alcance de lo que ve cada contacto lo defines en su ficha, y también después de invitarlo.

   

   Alcance	Qué ve el contacto	Cuándo lo eliges
   Acceso a todos los asuntos de la empresa	Todos los asuntos donde aparece la empresa como cliente	Director jurídico o representante legal que necesita visibilidad completa
   Acceso limitado	Solo los asuntos donde lo vincules explícitamente desde Información del asunto	Contabilidad, un asistente o quien solo participa en algunos casos

   Si llevas un equipo

   En tu cliente Grupo Altura, la directora jurídica entra con acceso a todos los asuntos y la persona de contabilidad entra solo a los dos donde la vinculaste. Ajustas el alcance por contacto sin afectar a los demás.

5. Sigue el estado de acceso desde la columna Portal del listado de clientes, o desde la etiqueta de estado en el detalle del cliente. El estado te dice qué acción sigue.

   Estado	Qué ves	Qué puedes hacer
   Sin acceso	Botón Invitar al portal	Mandar la primera invitación
   Pendiente	A qué correo salió la invitación	Reenviar o cancelar
   Activo	Fecha de activación	Revocar acceso
   Revocado	Fecha de baja	Restaurar acceso

   

6. Revoca o restaura acceso cuando alguien rote. En persona física, desde el detalle del cliente; en persona moral, desde la fila del contacto en la pestaña Contactos. La revocación entra en vigor de inmediato, y la restauración devuelve al contacto al estado activo sin pedirle volver a aceptar la invitación.

   Si trabajas solo

   En cuanto el cliente entra al portal, la pregunta de WhatsApp "¿cómo va lo mío?" se va apagando. La actividad del asunto y los documentos compartidos están a un clic, sin que tú abras el folder.

   Si diriges una firma

   Para clientes corporativos con varios interlocutores, el alcance por contacto es la palanca: la directora jurídica entra con acceso a todos los asuntos; contabilidad o auditoría entran solo a los asuntos donde las vinculaste. El alcance decide qué asuntos ve cada contacto, no qué pestaña ve dentro de uno.

   La revocación es inmediata

   Cuando revocas, el contacto pierde acceso al portal en el momento. Las sesiones abiertas se invalidan. El historial se conserva por si más adelante restauras.

Qué ve tu cliente cuando entra

Nada de configuración adicional: en cuanto tu cliente acepta la invitación, ve esto.

Detalle completo de esta experiencia en Consultar el avance de tu caso.

Preguntas frecuentes

¿A quién le llega la invitación cuando el cliente es una empresa?

A los contactos concretos que tú elijas, no a la empresa como tal. Desde la pestaña Contactos del cliente decides quiénes entran y, por cada uno, si ven todos los asuntos de la empresa o solo los vinculados a su rol.

¿Puedo invitar a varios contactos de la empresa al mismo tiempo?

No. Las invitaciones se mandan contacto por contacto a propósito: cada una lleva su alcance y su mensaje. Mandarlas todas de golpe se presta a errores, y aquí cada invitación llega a un cliente real.

¿Qué pasa cuando un contacto se va de la empresa?

Revocas su acceso desde la fila del contacto en la pestaña Contactos. Pierde acceso al portal de inmediato y sus sesiones abiertas se invalidan. El historial se conserva por si más adelante necesitas restaurar.

¿Mi cliente necesita instalar algo para entrar al portal?

No. Recibe un correo con un enlace, abre el portal en el navegador del celular o de la computadora, y entra. No tiene que instalar ni descargar nada.

¿Qué ve mi cliente cuando entra al portal?

El avance de su asunto, los documentos que tú decidiste compartir y las solicitudes de documentos pendientes. Solo lo que le toca: si es persona moral con alcance limitado, solo los asuntos que vinculaste a ese contacto. El detalle de la experiencia del lado del cliente vive en Consultar el avance de tu caso.

¿Mis datos y los de mi cliente están protegidos?

Tus asuntos y los datos de tus clientes viven en infraestructura propia de MiDespacho, cifrados y con acceso por usuario. Cada contacto entra con su propia cuenta y solo ve lo que le definiste. La IA legal consulta fuentes oficiales mexicanas como única base.

¿Puedo dar acceso a un solo asunto sin exponer los demás de la empresa?

Sí. Configura al contacto con alcance limitado al invitarlo, y vincúlalo desde Información del asunto solo al caso que tocará. Los otros asuntos de la empresa quedan fuera de su vista hasta que tú los vincules.

Qué sigue

• Compartir documentos con tu cliente: qué subes al asunto y qué decides que el cliente vea.
• Consultar el avance de tu caso: qué ve el cliente cuando entra al portal.
• Llevar el estado de cuenta de un cliente: la cobranza del lado del despacho, en Finanzas y en la ficha del cliente.