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Compartir documentos con tu cliente

Sube el documento al asunto, márcalo como visible en el portal y tu cliente lo descarga cuando lo necesita, sin depender del chat ni del correo suelto.

El lector entiende que la vista previa del portal le muestra exactamente lo mismo que ve su cliente.

El lector ve el panel Nueva solicitud al cliente con el formulario lleno sobre el expediente.

El lector entiende que decide archivo por archivo si el cliente lo ve, con un control dentro de la lista de documentos.

Lo que ganas​

  • Deja de reenviar el mismo PDF: tu cliente lo descarga él mismo, desde la sección Documentos del caso de su portal.
  • Mantén borradores y anexos internos fuera de la vista del cliente hasta que tú decidas lo contrario.
  • Cierra solicitudes de INE, comprobantes o poderes: el cliente sube el archivo y a ti te llega el aviso.
  • Ahorra tiempo al equipo: un solo lugar para lo que compartes y para lo que pides, en vez de hilos sueltos.

Conceptos​

  • Visible en portal: la marca que activas archivo por archivo; solo con ella el documento aparece del lado de tu cliente.
  • Documentos del caso: la lista que tu cliente ve en su portal, con lo que el despacho compartió a propósito, no con todas tus carpetas.
  • Solicitud de documentos: el pedido que le haces al cliente, con fecha límite y estado (pendiente, completada o cancelada).
  • Vista previa: la pantalla que abres para ver el portal tal como lo ve tu cliente, sin entrar con su cuenta.

Escenarios​

Cuando subes un documento y quieres que el cliente lo tenga a la mano​

El archivo vive en el asunto como siempre. En la pestaña Documentos activas la visibilidad en portal nada más en los que el cliente debe ver, por ejemplo la sentencia o el convenio firmado. Nada se publica por accidente: un archivo nuevo no aparece en el portal hasta que tú lo marcas. En cuanto lo marcas, tu cliente lo ve en su lista de Documentos del caso y lo descarga con un enlace temporal, no con una liga pública que cualquiera pueda reenviar.

Si llevas un equipo

Quien sube el archivo marca como visible nada más la versión acordada. El asociado no tiene que reenviar nada por aparte y tú lo revisas desde el mismo asunto.

Cuando el archivo debe quedarse solo en el despacho​

Los borradores, las minutas de revisión interna y los documentos privilegiados los dejas sin marcar. Siguen en el asunto para tu equipo y no entran en la lista que ve el cliente. Si más adelante quieres liberar la versión final, activas la visibilidad en ese archivo en particular.

Cuando necesitas que el cliente te entregue un documento​

Desde la misma pestaña Documentos, en el asunto o en la ficha del cliente, usas "Solicitar documento" y armas la petición: título, tipo de documento, instrucciones si hacen falta, fecha límite y a quién se la pides. Tu cliente la ve hasta arriba de su portal como pendiente, sube el archivo y la solicitud pasa a completada. A ti te llega la notificación y el archivo queda ligado al asunto, sin que tengas que perseguirlo por mensaje.

Si trabajas solo

Te ahorras el mensaje de "¿ya me mandó el comprobante?": el estado de la solicitud y el aviso te dicen cuándo el archivo ya está arriba.

Cuando el cliente dice que no ve un archivo​

Revisa dos cosas: que el archivo tenga activa la visibilidad en portal y que esa persona tenga acceso a ese asunto. Si el malentendido sigue, abre la vista previa del portal. Ahí ves la misma lista que ve tu cliente, sin pedirle su contraseña ni entrar con su cuenta.

Sin acceso al portal no hay lista compartida

Si tu cliente todavía no acepta la invitación, o si no hay un contacto suyo con acceso al asunto, no verá los documentos aunque estén marcados. Dar acceso al portal a tu cliente va primero.

Preguntas frecuentes​

¿Mi cliente ve todos los archivos del asunto automáticamente?

No. Solo ve los que tú marcaste como visibles en portal. Todo lo demás se queda en el asunto, a la vista de tu despacho y de nadie más.

¿Si quito la visibilidad, el archivo desaparece del lado del cliente?

Deja de aparecer en su lista de documentos compartidos. El archivo sigue completo en tu asunto: lo que cambia es que tu cliente ya no lo puede descargar desde el portal.

¿Lo que el cliente sube por una solicitud entra solo a "Documentos del caso"?

No entra solo. El archivo llega dentro de la solicitud que le hiciste y ahí lo revisas. Si además quieres que lo vea en su lista de Documentos del caso, lo marcas tú como visible.

¿Puedo usar esto si todavía no invité al cliente al portal?

Puedes subir y preparar los archivos en el asunto, pero tu cliente no tendrá dónde descargarlos mientras su acceso no esté activo. Empieza por invitarlo y confirma que ya entró.

¿Es seguro enviar documentos así en vez de mandarlos por WhatsApp?

Tu cliente descarga desde su portal, con su propia cuenta y con enlaces que caducan, y en el despacho queda el rastro de lo que compartiste. Para el detalle de infraestructura y cumplimiento, revísalo con Atención al Cliente: esta página no sustituye la política de privacidad de tu firma.

¿El despacho se entera cuando el cliente descarga?

Queda registro de las descargas hechas desde el portal, que te sirve de respaldo si después hay que aclarar quién bajó qué. Para el día a día guíate por los avisos: te llegan cuando compartes algo nuevo y cuando el cliente completa una solicitud.

¿Hay límite de tamaño o de tipo de archivo?

Sí. El portal acepta los formatos de siempre (PDF, imágenes y documentos de Word) y cada archivo tiene un peso máximo. Si uno no sube, bájale peso o divídelo en partes y vuelve a intentar.

Qué sigue​