Coordinar asuntos con tu equipo

Cada asunto tiene dos perillas: quién está en el equipo y quién puede verlo. El rastro del caso vive en el expediente, no en la laptop de quien lo lleva.

Lo que ganas

• Identifica quién está en el caso. El equipo del asunto es una lista clara de personas o grupos asignados.
• Acota quién lo ve cuando hace falta. De fábrica el despacho es colaborativo; la confidencialidad se configura asunto por asunto.
• Conserva el rastro al rotar gente. Cuando alguien sale del equipo, el contenido del expediente se queda en la firma.
• Separa ver de hacer. La visibilidad decide quién encuentra el asunto; lo que cada persona puede operar sale de su rol en el despacho.

Conceptos

• Equipo del asunto: personas o grupos asignados a trabajar el caso. Es una lista plana, sin etiqueta de rol por miembro.
• Visibilidad: quién puede encontrar y abrir el asunto, entre Todo el despacho, Solo el equipo asignado y Solo yo.
• Roles del despacho: definen qué puede hacer cada persona (ver, editar, gestionar) en toda la firma. Se configuran aparte del asunto.
• El rastro se queda en el asunto: las actividades, los documentos, los comentarios y los cambios de estado viven en el expediente del asunto y siguen ahí aunque cambie quién lo lleva.
• Plantilla con proceso guiado: ordena qué campos exige una materia y, cuando aplica, los pasos que sigue el asunto. Es opcional: sin proceso, el asunto funciona con su estatus libre.

El modelo

La coordinación se sostiene en dos perillas del asunto. No hay roles distintos por miembro del equipo.

Perilla	Qué controla	Opciones en pantalla
Equipo	Quién está asignado al asunto	Lista plana de personas o grupos. Sin rol por persona.
Visibilidad	Quién puede ver el asunto	Todo el despacho · Solo el equipo asignado · Solo yo

La visibilidad controla quién puede ver el asunto. Los permisos (ver, editar, gestionar) se configuran en Los roles del despacho y aplican a toda la firma, no asunto por asunto.

De fábrica, todo abogado del despacho ve todos los asuntos. Restringir es la excepción: pones la visibilidad en Solo el equipo asignado (o Solo yo) y asignas al equipo.

Dos reglas que conviene conocer al armar el acceso:

1. Si el asunto ya tiene equipo asignado, la opción Solo yo queda bloqueada.
2. Al agregar al primer miembro, la visibilidad baja sola de Solo yo a Solo el equipo asignado.

Cuando alguien sale del equipo o del despacho, el contenido que produjo se queda en el expediente del asunto.

Caso: un asociado deja el despacho

La asociada que llevaba los asuntos laborales avisa que se va en dos semanas. Desde que abriste el caso ya había una segunda persona en el equipo. Quitas del equipo a quien sale y confirmas que la persona que continúa siga asignada. Las actividades, los documentos, los comentarios y los movimientos de meses anteriores siguen en el expediente. El cliente no se entera del relevo.

Si llevas un equipo

Asigna a una segunda persona desde la creación del asunto, no después. La rotación deja de ser emergencia cuando el rastro nunca dependió de una sola laptop.

Caso: un asunto que solo deben ver tres personas

Un cliente corporativo llega con cláusula de confidencialidad estricta. El asunto debe quedar fuera del listado general. Asignas al equipo al socio del área, al asociado que litiga y a la asistente de facturación, y pones la visibilidad en Solo el equipo asignado. Sin ese segundo paso, asignar gente no oculta el asunto: la visibilidad se queda en Todo el despacho.

Hay un límite que conviene tener claro: el propietario y los administradores del despacho, y quien creó el asunto, lo siguen viendo aunque no estén en el equipo. Cuando el cliente pregunta cómo manejan la información, respondes con eso: el caso queda fuera del radar del resto de la firma y la dirección del despacho conserva acceso de supervisión.

Si diriges una firma

Para casos sensibles, define equipo y visibilidad al crear el asunto. Reasignar después es posible, pero ya hubo un momento en el que más gente pudo verlo en el listado.

Caso: estandarizar un tipo de asunto en toda la firma

Tres áreas (corporativo, contencioso, fiscal) llevan los asuntos a su manera: campos distintos, etapas distintas. Una plantilla por área ordena qué campos exige el caso y, cuando aplica, los pasos que sigue. Los asociados crean los asuntos eligiendo plantilla y siguen la misma ruta aunque cambie quién está en el equipo. Cuando pides un reporte de toda la firma, ya no reconcilias formatos a mano. Cómo se arma esa ruta y cómo avanza el asunto por ella está en Avanzar tu asunto por su proceso guiado.

Preguntas frecuentes

¿Todo mi equipo ve todos los asuntos?

Sí, de fábrica. La postura del despacho es colaborativa: todo abogado ve todos los asuntos y todos los clientes. Si un caso debe quedar fuera del listado general, pones su visibilidad en Solo el equipo asignado (o Solo yo) y asignas al equipo.

¿Qué pasa si un asociado renuncia?

Lo quitas del equipo del asunto (y, si aplica, de la membresía del despacho). El contenido se queda en la firma: actividades, documentos, comentarios y cambios siguen en el expediente. No reconstruyes el caso desde su laptop, su correo ni su WhatsApp.

¿Puedo dejar a alguien solo consultando sin editar?

Sí, pero no con una etiqueta del asunto. Lo que puede hacer cada persona (ver, editar, gestionar) lo define su rol en el despacho, en Los roles del despacho. En el asunto solo decides si está en el equipo y con qué visibilidad lo ven los demás.

¿Cómo sé qué está haciendo cada quien?

Abres el asunto y revisas su línea de tiempo. El equipo te dice quién está asignado al caso; las actividades y los comentarios muestran qué avances dejó cada quien. Puedes responder ahí mismo y mencionar a alguien con @ para jalarlo a la conversación.

¿El equipo lo tiene que adoptar todo desde el primer día?

No. Empiezas con los asuntos activos o con los casos más importantes. La adopción funciona mejor cuando hay una regla simple: si pasó algo relevante en el caso, queda registrado en el asunto.

¿Cómo se cuida la confidencialidad?

Cada persona entra con su propio usuario y ve lo que su acceso permite. Los datos viven cifrados en infraestructura propia de MiDespacho en AWS, con separación por despacho. Amparo IA usa el contexto del asunto solo cuando se lo pides, y el hilo queda acotado a ese asunto.

Qué sigue

• Crear un asunto: si todavía estás armando el caso.
• Controlar quién ve qué en tu despacho: los roles del despacho, el equipo del asunto y la visibilidad, explicados juntos.
• Invitar a tu equipo a MiDespacho: para dar de alta a las personas en el despacho antes de asignarlas a un asunto.