Avanzar tu asunto por su proceso guiado
Eliges la plantilla de la materia y el asunto ya sabe su ruta: en qué paso va, cuántos faltan y con qué botón avanza al siguiente.
Lo que ganas
- Consulta en qué paso va el caso sin preguntarle a quien lo lleva.
- Avanza con el botón del proceso y el estatus del asunto se mueve solo.
- Estandariza la ruta de cada materia para que todo el despacho la siga igual.
- Registra cada avance en el expediente, con quién lo hizo y cuándo.
- Arranca donde el caso va, aunque llegue a tu despacho a medio juicio.
Conceptos
- Proceso guiado: la ruta de una materia ya armada dentro de la plantilla del asunto, con sus pasos, su orden y las rutas que los conectan.
- Paso: cada tramo de la ruta. En el asunto se llaman pasos ("Paso 3 de 8"); en el editor de la plantilla, etapas.
- Transición: el camino de un paso al siguiente. Es el botón que aparece en el asunto para avanzar.
- Estatus equivalente: cada paso corresponde a un estatus del asunto, así que avanzar el proceso mueve también el estatus.
- Plantilla: define los campos del asunto y, cuando la materia lo pide, su proceso. Se elige al crear el asunto y no se cambia después.
El modelo
El proceso no se arma asunto por asunto: vive en la plantilla y todos los asuntos que la usan heredan la misma ruta. Por eso cambiar el proceso de una materia cambia cómo se lleva esa materia en todo el despacho.
| Pieza | Dónde la ves | Dónde se define |
|---|---|---|
| Paso | Panel Proceso de la pestaña Información del asunto | Editor de la plantilla, como etapa |
| Transición | Botón dentro de ese panel | Editor de la plantilla, como ruta entre etapas |
| Estatus equivalente | Estatus del asunto, en su encabezado | Campo Estatus principal equivalente de cada etapa |
| Reglas del despacho | No se ven en el asunto | Configuración → Procesos |
Las once materias del catálogo de MiDespacho ya traen su proceso armado, con seis a nueve pasos cada una: amparo, civil, empresarial, familiar, fiscal, inmobiliario, jurídico general, laboral, mercantil, notarial y penal. No tienes que construir nada para empezar.
Que un asunto traiga proceso depende de su plantilla, no de qué tan viejo sea. Los que se crearon desde una plantilla de MiDespacho lo traen, aunque los hayas abierto hace meses. Los que salieron de una plantilla propia de tu despacho solo lo van a tener cuando alguien se lo arme con el editor; mientras tanto funcionan igual con su estatus libre, y en la pestaña Información aparece la liga para configurarlo.
Caso: la plantilla ya trae el proceso
Creas el asunto eligiendo una plantilla de MiDespacho. En el paso de confirmación aparece la card Seguimiento de proceso con la vista previa de los pasos y el interruptor para activarlo. Lo dejas encendido y el asunto nace en el primer paso, con su estatus ya puesto.
Caso: el asunto ya existía y no lo activaste
Es el caso más común al empezar: asuntos que llevas meses trabajando y que se crearon antes de que el proceso existiera, o que dijeron "ahora no" en su momento. Si su plantilla trae proceso, en la pestaña Información aparece el aviso Seguimiento de proceso disponible con el nombre de la plantilla. Pulsas Activar seguimiento, eliges en qué paso va el caso hoy y el asunto queda al corriente sin que reconstruyas su historia.
Activa el proceso en los asuntos que sigues trabajando, no en todo el archivo. El valor está en los casos que todavía se mueven; los cerrados no ganan nada.
Caso: el caso llega a medio camino
Registras un asunto que otro despacho llevaba y que ya va en audiencia. Al crearlo abres Opciones avanzadas dentro de la card de seguimiento y activas Iniciar en un paso diferente, luego eliges el paso donde de verdad va. Si lo activas después, el diálogo te propone un paso a partir del estatus actual del asunto; revísalo antes de confirmar, porque al activar, ese estatus se reemplaza por el del paso que elijas.
Caso: tu despacho arma su propio proceso
Tu práctica no calza con ninguna materia del catálogo. Entras a Configuración → Plantillas, abres la plantilla del asunto, vas a su pestaña Proceso y pulsas Abrir lienzo. Ahí agregas etapas, las conectas jalando el punto de su borde derecho hasta la siguiente, y a cada una le pones nombre, duración estimada y a qué estatus equivale. En Configuración → Procesos comparas todos los procesos del despacho y fijas las reglas que aplican a todos: si el seguimiento llega encendido al crear, si el avance debe seguir las rutas definidas, si se pide motivo al salirse y si el encabezado del asunto muestra el progreso.
Arma primero el proceso de la materia que más volumen te da y déjalo correr un mes antes de armar el segundo. Un proceso que nadie sigue estorba más que no tenerlo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saltarme un paso?
No. El avance va por las rutas que define el proceso, un paso a la vez. Si un caso brincó etapas en la vida real, avanza por las transiciones hasta llegar al paso donde va, o edita el estatus del asunto a mano.
¿Me avisa si un paso se está tardando?
No manda avisos. El asunto te muestra cuántos días lleva en el paso actual y cuántos estimaba ese paso, pero nadie recibe notificación cuando se pasa. Eso lo revisas tú al abrir el asunto.
¿Puedo cambiar el estatus a mano si el asunto tiene proceso?
Sí. Aun con la regla de exigir transiciones válidas activada, editar el estatus del asunto sigue siendo posible. Esa regla ordena por dónde avanza el proceso, no bloquea la edición del estatus.
¿Qué pasa si mi asunto no tiene proceso?
Sigue funcionando igual: estatus libre, actividades, documentos y comentarios no dependen del proceso. En la pestaña Información aparece la liga a plantillas por si quieres armarle uno a esa plantilla.
¿Puedo cambiar la plantilla de un asunto para que traiga proceso?
No. La plantilla se fija al crear el asunto. Lo que sí puedes es agregarle el proceso a esa plantilla desde el editor: los asuntos que ya la usan podrán activar el seguimiento desde su pestaña Información.
¿Cada avance me va a pedir confirmación?
Sí, siempre. Al pulsar el botón de la transición aparece una ventana para confirmar el cambio, y si esa transición pide motivo, lo capturas ahí mismo. El movimiento queda registrado en el expediente.
¿Mi cliente ve el proceso en su portal?
Ve el estatus del asunto, no los pasos del proceso ni el avance entre ellos. Los movimientos de cambio de paso nacen privados: solo llegan al portal si tú decides compartir esa actividad con el cliente.
Qué sigue
- Crear un asunto: elegir la plantilla es lo que decide si el asunto trae proceso.
- Dar seguimiento a un asunto: el día a día del caso, con proceso o sin él.
- Coordinar asuntos con tu equipo: estandarizar cómo lleva cada área sus asuntos.