Importar tus clientes y asuntos de una vez

Sube un archivo de Excel; MiDespacho propone el mapeo, te muestra qué va a crear y qué va a actualizar, y solo entonces aplica.

Lo que ganas

• Importa tus datos en minutos, no horas. Pasa cientos de filas en un solo archivo en lugar de dar de alta una por una.
• Evita duplicar sin querer. Con el RFC o el número de asunto mapeados, MiDespacho actualiza en vez de crear de más.
• Relaciona tus clientes, asuntos y facturas en un solo lugar. Cada columna queda ligada a su registro, no como texto suelto que nadie puede seguir.

Conceptos

• Archivo de Excel: la hoja donde hoy llevas clientes o asuntos. La guardas en formato .csv, que es el que MiDespacho lee.
• Mapeo: decidir qué columna de tu archivo llena qué campo en MiDespacho.
• Identificador único: el campo con el que MiDespacho revisa si el registro ya existe en tu despacho antes de crear otro.
• Crear o actualizar: cada fila entra como alta nueva, como actualización de un registro que ya existe, o se omite si no cambia nada.
• Borrador: una importación guardada antes de ejecutarla; queda en el historial hasta que la completes o la elimines.

Cómo se hace

1. Abre el historial de importaciones desde el listado de Clientes o de Asuntos, según lo que vayas a cargar, y pulsa Iniciar importación.

2. Sube tu archivo. Guárdalo desde Excel en formato .csv, con los encabezados en la primera fila. MiDespacho lee los encabezados por su cuenta y respeta acentos y eñes aunque el archivo venga de un sistema viejo.

   Límite	Valor
   Tamaño máximo	50 MB
   Filas máximas	50,000
   Columnas máximas	100

3. Selecciona la plantilla si importas asuntos. Puedes usar una plantilla que ya tenga tu despacho o generar una nueva a partir de las columnas del archivo. Mapea cada columna a un campo: MiDespacho propone las equivalencias que reconoce y, si falta un campo, lo creas desde el mismo flujo.

   

4. Confirma con qué campo se evitan los duplicados. MiDespacho elige el mejor identificador único entre los que mapeaste, por ejemplo el RFC en clientes o el número de asunto en asuntos. Si no hay ninguno, verás una advertencia clara: sin identificador, todo entra como registro nuevo.

   Si llevas un equipo

   En la configuración por defecto asignas equipo, permisos base, etiqueta de importación y etapa inicial del proceso para todo el lote. Sirve para migrar primero a tu nombre y redistribuir después desde el listado.

   Si diriges una firma

   La etiqueta de importación deja rastro de qué lote entró y cuándo. Los permisos por defecto los aplicas a todo el despacho o solo a un equipo, según elijas.

5. Revisa los valores marcados como problema. Fechas en otro formato, opciones de catálogo sin equivalencia y referencias rotas se corrigen aquí: editas el valor, lo mapeas a una opción que ya existe o agregas la opción que falta sin salir del asistente.

6. Lee la vista previa. Por cada módulo involucrado ves cuántos registros se van a crear, cuántos se van a actualizar y cuántos se van a omitir; la tabla te muestra el resultado fila por fila antes de ejecutar.

7. Confirma la importación. MiDespacho la procesa mientras tú sigues trabajando, y desde el historial ves el avance, el resultado por módulo o los errores. Si la dejaste a medias como borrador, Continuar te regresa al paso guardado.

   

Cuando falta el identificador único

Si sigues sin mapear el RFC, el número de asunto u otro campo que no se repita entre registros, la importación puede crear duplicados. Confirma solo cuando entiendas ese riesgo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir mi Excel tal cual?

No directamente. En Excel usa Guardar como y elige el formato .csv, con los encabezados en la primera fila. Ese es el archivo que subes.

¿Qué pasa si ya tengo al cliente con el mismo RFC?

MiDespacho lo empata por el identificador único que configuraste y actualiza los campos que cambien, en lugar de crear un cliente duplicado. Para eso el RFC tiene que estar mapeado.

¿Migramos lo viejo o empezamos en cero?

No tienes que elegir: importas el archivo histórico una vez y sigues dando altas normales el resto del tiempo. La etiqueta de importación te ayuda a filtrar después lo que entró en ese lote.

¿Cómo traemos lo que ya llevamos en otro sistema?

Arma un archivo por módulo (clientes, asuntos y los demás que estén soportados), respeta los identificadores únicos y pasa el asistente hasta la vista previa. Si el volumen es muy grande o los datos vienen muy sucios, el equipo de Atención al Cliente puede acompañarte con un plan de migración.

Si una sola fila trae error, ¿las demás sí pasan?

No. Si algo falla durante el proceso, esa ejecución se deshace completa para no dejarte datos a medias. Corriges el archivo o el mapeo y vuelves a intentar.

¿Puedo cerrar la ventana a mitad del asistente?

Sí. El borrador queda en el historial; al volver eliges Continuar y retomas en el paso guardado.

Después de importar, ¿puedo mover varios asuntos de equipo o de etapa a la vez?

Sí. Desde el listado de asuntos seleccionas los que quieras y les cambias equipo, permisos o etapa en lote, sin abrir uno por uno.

Qué sigue

• Cerrar tu primer cliente y abrir su asunto: da de alta a mano un cliente y su asunto cuando no vayas a migrar todo de golpe.
• Crear un asunto: abre un asunto nuevo cuando entre un caso después de la migración.
• Dar de alta un cliente: completa la ficha de un cliente que no venía en tu archivo.