Controlar quién ve qué en tu despacho
Todos en tu despacho ven todos los asuntos hasta que decides lo contrario. En la misma pantalla elige quién trabaja el asunto y quién más puede verlo.
Lo que ganas
- Cierra el hueco entre quién trabaja y quién ve. Define las dos cosas en la misma pantalla del asunto.
- Protege los temas sensibles cuando hace falta. Saca un asunto del listado general sin rearmar permisos a mano.
- Escala con grupos. Asigna al área de laboral completa sin volver a escribir los nombres en cada asunto nuevo.
- Separa ver de hacer. La visibilidad decide quién encuentra el asunto; lo que cada quien puede hacer sale de su rol.
- Evita sorpresas en los listados. Quien queda fuera de la visibilidad deja de ver el asunto en búsquedas y listados.
Conceptos
- Rol en el despacho: qué puede hacer una persona en toda la firma (ver, editar, gestionar, administrar). Vive en Los roles del despacho.
- Equipo: las personas o grupos asignados a un asunto o a un cliente. Es una sola lista, sin rangos adentro.
- Visibilidad: quién más encuentra ese asunto en listados y búsquedas: todo el despacho, solo el equipo asignado o solo tú.
- Permiso puntual: el acceso que le das a alguien sobre un asunto en concreto; manda sobre la regla general cuando las dos aplican.
- Grupo: un conjunto de personas de tu despacho, por ejemplo el área de laboral. Lo armas una vez y lo asignas completo.
El modelo
El acceso sale de tres capas distintas: el rol en el despacho, el equipo del asunto y la visibilidad del asunto. Confundirlas es la causa más común de la pregunta "¿por qué este abogado ve esto y este otro no?".
Roles en el despacho
Definen qué puede hacer cada persona en toda la firma: ver, editar, gestionar, mover facturación, invitar gente. Se configuran una sola vez en Los roles del despacho, no asunto por asunto.
| Rol | Qué cubre en la práctica |
|---|---|
| Propietario | Manda en todo el despacho: facturación, cierre de la cuenta y las decisiones que no se delegan. |
| Administrador | Da de alta personas, ajusta permisos y sostiene la operación sin ser el dueño de la cuenta. |
| Miembro | Abogados y personal de apoyo que operan asuntos y clientes dentro de los límites de su rol. |
| Invitado | Alguien externo o temporal con el acceso mínimo: sirve para peritos o apoyos puntuales. |
Equipo y visibilidad en cada asunto
El equipo no tiene rangos adentro: agregas personas o grupos a una sola lista.
| Pieza | Pregunta que resuelve | Lo que eliges en pantalla |
|---|---|---|
| Equipo | ¿Quiénes están asignados a este asunto? | Personas o grupos, sin rol por persona. |
| Visibilidad | ¿Quién del despacho puede verlo? | Todo el despacho, Solo el equipo asignado o Solo yo. |
| Modo de visibilidad | Qué pasa en la práctica |
|---|---|
| Todo el despacho | Cualquier persona del despacho encuentra el asunto en su listado y lo abre. Así quedan los asuntos si no cambias nada. |
| Solo el equipo asignado | Fuera del equipo, el asunto sale del radar general. El propietario, los administradores y quien lo creó lo siguen viendo. |
| Solo yo | Sirve para borradores y trabajo personal hasta que sumes al resto. No puedes elegirla si el asunto ya tiene equipo. |
Dos reglas al armar el acceso:
- Si el asunto ya tiene equipo asignado, Solo yo deja de estar disponible.
- Cuando agregas a la primera persona al equipo, la visibilidad cambia sola de Solo yo a Solo el equipo asignado.
Si dejas Solo el equipo asignado y no asignas a nadie, en la práctica solo quien creó el asunto puede seguir trabajándolo. Revísalo antes de guardar.
Caso: competencia entre áreas
Dos equipos comparten al mismo cliente y no deben ver los asuntos del otro. Pon cada asunto en Solo el equipo asignado y asigna un grupo distinto a cada área. El listado general deja de mezclar los casos de las dos, y la dirección del despacho (propietario y administradores) conserva el acceso.
Caso: pasante con carga acotada
El pasante entra como miembro del despacho. Si quieres que solo trabaje ciertos asuntos, agrégalo al equipo de esos asuntos y ponlos en Solo el equipo asignado. Si los dejas en Todo el despacho, el resto de la firma los sigue viendo aunque el pasante no esté asignado a todos.
Caso: socio que supervisa sin operar
Si el socio es propietario o administrador, ya ve los asuntos restringidos. Si es miembro y solo necesita leer un caso en particular, dale permiso puntual sobre ese asunto en lugar de abrirlo a todo el despacho.
Cuando un prospecto pregunta por confidencialidad en una demo, enséñale Solo el equipo asignado con grupos y di el límite en voz alta: el propietario y los administradores siguen viendo todo. Es lo que traduce la política de la firma en una configuración que cualquiera puede revisar.
Quédate en Todo el despacho para moverte rápido. Cuando aparezca el primer conflicto de cartera, cambia ese asunto a Solo el equipo asignado sin tocar el resto.
Preguntas frecuentes
¿Esto cumple con la confidencialidad cliente-abogado que me piden en las demos?
Cada despacho tiene sus datos separados y tú decides quién ve cada asunto. La política de confidencialidad sigue siendo tuya: lo que cambia es que dejas de depender del "no abras esa carpeta".
¿Qué gana el equipo sobre nada más dar permiso de ver?
El equipo declara quién trabaja el caso, y de ahí salen las notificaciones, los reportes y la operación diaria. El permiso puntual es la llave que le das a quien necesita entrar sin ser parte del equipo.
¿Puedo usar esto en clientes y no solo en asuntos?
Sí. El mismo modelo aplica a los registros que llevan control de acceso, como clientes y asuntos: los abres y ajustas ahí mismo el equipo y la visibilidad. En registros como los reportes solo eliges la visibilidad, sin equipo.
¿Qué pasa si cambio la visibilidad de todo el despacho a solo el equipo?
Quien no esté en el equipo ni tenga permiso puntual deja de verlo en los listados generales. Si vas a cambiarlo en varios asuntos a la vez, revisa antes a quién le vas a cortar el acceso.
¿Los clientes del portal se mezclan con estos permisos?
No. Tus clientes entran por el portal con una cuenta aparte: no navegan por dentro del despacho y ven solo lo que tú les compartes.
¿Dónde configuro si alguien puede administrar la facturación o invitar gente?
Eso sale de su rol en el despacho (propietario o administrador) y se define en Los roles del despacho. El equipo y la visibilidad solo deciden quién ve y quién trabaja cada asunto.
Qué sigue
- Invitar a tu equipo a MiDespacho: da de alta a tu gente en el despacho antes de afinar el acceso asunto por asunto.
- Crear un asunto: define el equipo y la visibilidad desde que lo creas, para no tener que corregirlo después.
- Coordinar asuntos con tu equipo: la rutina diaria cuando el modelo de acceso ya está claro.